Mencatat.

Setiap kamu mendapatkan tugas baru, atau tiba-tiba teringat akan sesuatu, langsung catat, baik itu terkesan penting atau tidak. Tugas kamu bukanlah memikirkan dan mengingatnya di otak tapi mengeluarkannya dari otak ke dalam bentuk catatan.

Klarifikasi.

Apakah tugas ini bisa dikerjakan oleh kamu? Jika tidak, hapus. Apakah tugas ini dapat selesai dalam dua menit? Jika iya, kerjakan langsung. Apakah tugas ini bisa kamu delegasikan? Jika iya langsung lakukan.

Ditahap ini kamu juga memastikan tugasnya dimulai dari langkah pertama. Contoh daripada menulis tingkatkan penjualan sepuluh persen, kamu bisa menulis hitung untung rugi penjualan tiga bulan terakhir sehingga kamu akan lebih termotivasi untuk memulai dan tidak kewalahan melihat judul tugas yang sangat umum.

Organisasi.

Pisahkan tugas yang kamu catat ke bagian yang berbeda sesuai kebutuhan. Dari pengalaman saya, pembagian berdasarkan tiga kategori ini adalah yang paling efisien: kerjakan hari ini, kerjakan nanti, dan mungkin saya akan kerjakan.

Kerjakan nanti akan menampung tugas-tugas yang kamu akan kerjakan di masa mendatang namun tidak hari ini, sedangkan mungkin saya akan kerjakan akan menampung tugas yang sebenarnya tidak dilakukan pun tidak apa-apa, atau bisa dilakukan ketika kamu benar-benar sudah tidak punya kerjaan. Ini adalah tahap yang penting untuk memisahkan mana pekerjaan yang penting dan mana yang tidak.

Mengulas.

Lakukan tinjauan harian, mingguan dan bulanan untuk membuat daftar pekerjaan kamu tetap relevan. Cek apakah ada yang sudah tidak perlu dikerjakan, serta apakah ada tugas baru yang perlu dimasukkan.

Ingat bahwa hanya karena kamu telah menyusun daftar pekerjaan bukan berarti tugas baru tidak bisa masuk dan mengambil prioritas lebih tinggi. Target kamu seharusnya mengerjakan tugas yang paling penting dan berdampak, bukan hanya berdasarkan urutan saja.

Lakukan.

Setelah kamu melakukan langkah pertama sampai keempat, maka tidak ada lagi yang kamu butuhkan. Gulung lengan baju dan mulai melakukan pekerjaan kamu berdasarkan daftar yang sudah kamu buat.